Thủ tục công chứng thỏa thuận phân chia di sản: Ai cần tham gia và chuẩn bị gì?

Khi một người mất đi, tài sản để lại sẽ trở thành di sản thừa kế. Để những người thừa kế có thể nhận và phân chia tài sản một cách hợp pháp, minh bạch và tránh tranh chấp về sau, pháp luật quy định thủ tục công chứng thỏa thuận phân chia di sản. Đây là văn bản ghi nhận sự đồng ý của tất cả những người thừa kế về cách thức phân chia tài sản.

Vậy thủ tục này được thực hiện như thế nào, ai cần tham gia và cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Hãy cùng văn Phòng Công Chứng Đại Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Thỏa thuận phân chia di sản là gì?

Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi một người qua đời, tài sản hợp pháp của họ sẽ được chuyển giao cho người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật.

Trong trường hợp có nhiều người cùng thừa kế, để xác định rõ quyền lợi và phần tài sản của từng người, họ cần lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản. Văn bản này có thể được sử dụng để:

– Ghi nhận sự đồng thuận về cách chia tài sản.

– Làm căn cứ để sang tên quyền sở hữu nhà đất, xe, sổ tiết kiệm…

– Hạn chế tranh chấp phát sinh sau này.

Để có giá trị pháp lý, văn bản phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

2. Ai cần tham gia thủ tục công chứng thỏa thuận phân chia di sản?

Để văn bản có hiệu lực, việc công chứng cần có sự tham gia của các đối tượng sau:

2.1. Tất cả người thừa kế hợp pháp

– Bao gồm những người được chỉ định trong di chúc hoặc theo quy định của pháp luật (vợ/chồng, con, cha mẹ, ông bà, anh chị em ruột…).

– Tất cả người thừa kế đều phải có mặt và ký vào văn bản thỏa thuận.

– Trường hợp có người từ chối nhận di sản, cần lập văn bản từ chối hợp lệ.

2.2. Người giám hộ (nếu có)

Nếu có người thừa kế là trẻ vị thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự, thì người giám hộ hợp pháp phải tham gia để bảo vệ quyền lợi cho họ.

2.3. Người được ủy quyền

Trường hợp có người thừa kế ở xa hoặc ở nước ngoài, họ có thể lập giấy ủy quyền có công chứng/hợp pháp hóa lãnh sự cho người khác tham gia thay.

2.4. Công chứng viên

Là người kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, soạn thảo văn bản, chứng nhận chữ ký và đóng dấu để văn bản có hiệu lực pháp lý.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Khi thực hiện thủ tục công chứng thỏa thuận phân chia di sản, các bên thừa kế cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– Giấy chứng tử của người để lại di sản.

– Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản: Sổ đỏ, giấy đăng ký xe, sổ tiết kiệm, cổ phiếu, cổ phần…

– Giấy tờ tùy thân của người thừa kế: CMND/CCCD, hộ khẩu.

– Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế: Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, quyết định nhận nuôi con nuôi…

– Văn bản từ chối nhận di sản (nếu có).

– Giấy ủy quyền (nếu người thừa kế không thể trực tiếp tham gia).

– Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản (nếu có). Nếu chưa có, công chứng viên sẽ hỗ trợ soạn thảo.

4. Quy trình công chứng thỏa thuận phân chia di sản

Theo Luật Công chứng 2014, thủ tục được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người thừa kế chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng nhà nước.

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra hồ sơ

– Đối chiếu giấy tờ tùy thân, giấy chứng tử, giấy tờ tài sản.

– Kiểm tra tư cách thừa kế của các bên.

– Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, yêu cầu bổ sung hoặc từ chối công chứng.

Bước 3: Soạn thảo văn bản thỏa thuận

Công chứng viên soạn thảo văn bản theo đúng ý chí của các bên, đảm bảo phù hợp quy định pháp luật.

Bước 4: Ký kết và công chứng

– Các bên đọc kỹ nội dung, nếu đồng ý thì ký và lăn tay trước mặt công chứng viên.

– Công chứng viên chứng nhận, đóng dấu, văn bản chính thức có hiệu lực.

Bước 5: Trả kết quả

Văn bản công chứng được trả lại cho các bên để làm thủ tục sang tên tài sản hoặc lưu giữ.

5. Thời gian giải quyết

– Trong ngày: Nếu hồ sơ đầy đủ và rõ ràng.

– Kéo dài 2–5 ngày: Nếu cần bổ sung giấy tờ hoặc có nhiều tài sản.

– Tối đa 10 ngày làm việc: Trong trường hợp phải xác minh hoặc giám định hồ sơ.

6. Chi phí công chứng

Phí công chứng được tính dựa trên giá trị di sản, theo Thông tư 257/2016/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung):

– Di sản dưới 50 triệu đồng: phí 50.000 đồng.

– Di sản từ 50 triệu đến 1 tỷ đồng: phí 0,1% giá trị tài sản.

– Di sản từ 1 tỷ đến 3 tỷ đồng: phí 1 triệu đồng + 0,06% của phần vượt quá 1 tỷ.

– Ngoài ra còn có phí soạn thảo, chứng thực bản sao, sao y hồ sơ.

7. Lưu ý quan trọng

– Nếu một trong những người thừa kế không đồng ý, công chứng viên sẽ từ chối chứng nhận. Lúc này, việc phân chia phải do Tòa án giải quyết.

– Người thừa kế chưa đủ tuổi hoặc mất năng lực hành vi dân sự phải có người giám hộ tham gia.

– Trường hợp người thừa kế ở nước ngoài, văn bản ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

– Văn bản công chứng là căn cứ hợp pháp để thực hiện thủ tục sang tên tài sản tại cơ quan nhà nước.

Công chứng thỏa thuận phân chia di sản là thủ tục pháp lý quan trọng, giúp ghi nhận sự thống nhất của những người thừa kế, đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi hợp pháp của tất cả các bên.

Người thừa kế cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, cùng tham gia công chứng và tuân thủ quy định pháp luật để tránh rủi ro và tranh chấp về sau. Trong những trường hợp phức tạp, bạn nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc công chứng viên để được hỗ trợ kịp thời.