Các loại giấy tờ được phép chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định mới nhất

Trong các thủ tục hành chính, hồ sơ cá nhân hay giao dịch dân sự, người dân thường được yêu cầu nộp bản sao chứng thực từ bản chính. Việc chứng thực này giúp bảo đảm tính hợp pháp và xác thực của giấy tờ, đồng thời giảm rủi ro mất mát bản gốc. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại giấy tờ đều được phép chứng thực.

Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ tổng hợp các loại giấy tờ được phép chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định mới nhất 2025, giúp bạn thực hiện thủ tục đúng pháp luật và nhanh chóng.

1. Khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận rằng bản sao giống y hệt bản chính. Đây là thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý của bản sao, phục vụ cho các hồ sơ hành chính, giao dịch dân sự hoặc học tập.

Điểm quan trọng cần lưu ý: chứng thực bản sao chỉ xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính, không thay thế bản chính và không tạo ra quyền hoặc nghĩa vụ pháp lý mới.

2. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định hiện hành, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao bao gồm:

1. Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn: Thực hiện chứng thực giấy tờ cá nhân, giấy tờ phổ biến trong đời sống.

2. Phòng Tư pháp cấp huyện: Chứng thực các giấy tờ phức tạp hơn, phục vụ người dân trong phạm vi huyện.

3. Văn phòng công chứng được ủy quyền: Có thể chứng thực bản sao từ bản chính tương tự cơ quan nhà nước.

4. Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài: Áp dụng cho công dân Việt Nam sinh sống, học tập hoặc làm việc tại nước ngoài.

Việc lựa chọn cơ quan chứng thực phù hợp sẽ giúp thủ tục được xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

3. Các loại giấy tờ cá nhân được phép chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định mới nhất, các giấy tờ cá nhân phổ biến được phép chứng thực bản sao bao gồm:

3.1. Giấy tờ tùy thân

– Chứng minh nhân dân (CMND)

– Căn cước công dân (CCCD)

– Hộ chiếu

– Giấy phép lái xe

Các giấy tờ này thường được chứng thực khi làm hồ sơ xin việc, mở tài khoản ngân hàng, nộp hồ sơ vay vốn hoặc tham gia các giao dịch hành chính.

3.2. Giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy chứng tử

– Giấy khai sinh: chứng thực bản sao để đăng ký học, xin việc, làm thủ tục hành chính.

– Giấy kết hôn: chứng thực để thực hiện thủ tục đổi tên, tài sản, bảo hiểm hoặc các giao dịch pháp lý liên quan.

– Giấy chứng tử: chứng thực để giải quyết thừa kế hoặc các thủ tục liên quan đến người đã mất.

3.3. Sổ hộ khẩu, giấy xác nhận cư trú

– Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú: chứng thực để nộp hồ sơ nhập học, hồ sơ công chứng bất động sản, thủ tục ngân hàng.

– Giấy xác nhận cư trú: chứng thực khi cần xác minh nơi cư trú hiện tại trong các thủ tục hành chính.

4. Các loại giấy tờ liên quan đến học tập và bằng cấp

Các giấy tờ học tập cũng được phép chứng thực bản sao từ bản chính nhằm phục vụ cho việc nộp hồ sơ học tập, xin việc hoặc xin cấp bằng:

– Bằng tốt nghiệp THPT, đại học, cao đẳng

– Học bạ, bảng điểm

– Chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ nghề, chứng chỉ kỹ năng

Điều này giúp học sinh, sinh viên và người lao động không cần mang bản gốc khi nộp hồ sơ, vừa đảm bảo an toàn cho giấy tờ gốc, vừa hợp pháp về mặt hành chính.

5. Các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu và kinh doanh

Các giấy tờ về tài sản và kinh doanh cũng thuộc danh mục được phép chứng thực bản sao, bao gồm:

– Sổ đỏ, sổ hồng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

– Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư

– Hợp đồng mua bán tài sản (trong một số trường hợp)

– Giấy tờ đăng ký sở hữu phương tiện (ô tô, xe máy)

Chứng thực bản sao các giấy tờ này giúp người dân thực hiện các giao dịch liên quan đến tài sản, sang tên, chuyển nhượng mà không cần mang bản gốc, đồng thời tăng tính pháp lý cho bản sao.

6. Những giấy tờ không được chứng thực bản sao

Không phải tất cả giấy tờ đều được chứng thực. Các giấy tờ không được phép chứng thực bản sao bao gồm:

– Các giấy tờ hết hạn, bị tẩy xóa hoặc rách nát.

– Giấy tờ giả hoặc không có giá trị pháp lý.

– Bản sao từ bản photo không có bản chính kèm theo.

Việc chứng thực các loại giấy tờ không hợp lệ sẽ bị từ chối và có thể dẫn đến việc hồ sơ không được chấp nhận.

Hiểu rõ danh mục giấy tờ này sẽ giúp người dân thực hiện chứng thực nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm thời gian, đồng thời tránh những rủi ro khi nộp hồ sơ tại các cơ quan hành chính. Với xu hướng chứng thực điện tử năm 2025, thủ tục càng trở nên thuận tiện, hiện đại và bảo đảm an toàn cho giấy tờ quan trọng.