Thời hạn hiệu lực của bản sao chứng thực là bao lâu? Cần lưu ý gì khi sử dụng?

Trong cuộc sống hàng ngày, chứng thực bản sao từ bản chính là một thủ tục hành chính phổ biến. Nó giúp các cá nhân, tổ chức có thể sử dụng bản sao thay cho bản gốc trong nhiều giao dịch, thủ tục pháp lý hoặc hồ sơ hành chính.

Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn: thời hạn hiệu lực của bản sao chứng thực là bao lâu, và cần chú ý gì khi sử dụng loại giấy tờ này? Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ chi tiết theo quy định mới nhất năm 2025.

1. Bản sao chứng thực là gì?

Bản sao chứng thực là bản sao được cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng nội dung của bản sao đó đúng với bản chính. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực có thể được thực hiện tại:

– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn;

– Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã;

– Cơ quan, tổ chức công chứng;

– Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.

Mục đích của việc chứng thực là giúp các bên liên quan yên tâm rằng bản sao được nộp, xuất trình có giá trị pháp lý tương đương với bản chính trong phạm vi sử dụng nhất định.

2. Thời hạn hiệu lực của bản sao chứng thực là bao lâu?

Theo quy định hiện hành (Nghị định 23/2015/NĐ-CP), bản sao chứng thực không có thời hạn cụ thể. Điều này có nghĩa là, nếu bản chính vẫn còn giá trị pháp lý thì bản sao chứng thực từ bản chính đó cũng vẫn có giá trị tương ứng.

Tuy nhiên, trong thực tế, thời hạn sử dụng bản sao chứng thực có thể bị giới hạn tùy vào mục đích hoặc yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Một số trường hợp cụ thể:

– Hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ sinh viên: Thông thường, yêu cầu bản sao chứng thực trong vòng 6 tháng gần nhất.

– Thủ tục hành chính hoặc giao dịch dân sự: Có thể yêu cầu bản sao chứng thực mới để đảm bảo thông tin cập nhật.

– Giấy tờ có thời hạn (như CMND, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký xe…): Khi bản chính hết hạn, bản sao chứng thực cũng mất hiệu lực theo.

Tóm lại, bản sao chứng thực không tự mất giá trị theo thời gian, nhưng việc chấp nhận sử dụng phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan, tổ chức nơi nộp hồ sơ.

3. Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý về thời hạn

Một số loại giấy tờ khi chứng thực bản sao cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác:

– Giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD): Nếu thay đổi thông tin cá nhân hoặc cấp lại thẻ mới, các bản sao cũ không còn hợp lệ.

– Sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, khai sinh: Nên sử dụng bản sao chứng thực gần nhất khi thực hiện thủ tục hành chính.

– Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề: Khi doanh nghiệp có thay đổi nội dung đăng ký, bản sao chứng thực cũ sẽ không phản ánh thông tin mới nhất.

Việc chú ý cập nhật giấy tờ khi có thay đổi giúp bạn tránh được tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu chứng thực lại nhiều lần.

4. Cách nhận biết bản sao chứng thực hợp lệ

Một bản sao chứng thực hợp lệ phải có đầy đủ các yếu tố sau:

– Dấu và chữ ký của người có thẩm quyền chứng thực;

– Dấu chứng thực được đóng rõ ràng, không mờ hoặc bị tẩy xóa;

– Ghi rõ “Chứng thực sao y bản chính” cùng ngày, tháng, năm chứng thực;

– Ghi tên cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Trường hợp bản sao bị rách, nhàu nát, bị mất dấu hoặc có dấu hiệu sửa chữa, làm giả, thì sẽ không còn giá trị sử dụng.

5. Khi nào cần chứng thực lại bản sao?

Dù pháp luật không quy định thời hạn, bạn vẫn nên chứng thực lại bản sao trong các tình huống sau:

– Cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản sao mới (dưới 3 hoặc 6 tháng);

– Thông tin trong bản chính có thay đổi;

– Bản sao cũ đã mờ, hư hỏng, không rõ thông tin;

– Khi làm hồ sơ quan trọng cần đảm bảo tính cập nhật (như hồ sơ xin việc, du học, vay vốn…).

Việc chứng thực lại vừa đơn giản, vừa giúp hồ sơ của bạn được chấp nhận nhanh chóng và tránh các rắc rối pháp lý.

6. Lưu ý khi sử dụng bản sao chứng thực

Để tránh rắc rối khi sử dụng bản sao chứng thực, bạn nên ghi nhớ một số lưu ý sau:

– Không sử dụng bản sao chứng thực hết hiệu lực của bản chính;

– Chỉ chứng thực từ bản chính gốc, không chứng thực lại từ bản sao;

– Giữ gìn bản sao cẩn thận, tránh bị nhòe mực hoặc hư hỏng;

– Kiểm tra thông tin trên bản sao trước khi nộp hồ sơ để tránh sai sót.

Ngoài ra, khi đi chứng thực, bạn cần mang bản chính hợp lệ để cơ quan đối chiếu và tránh mất thời gian đi lại nhiều lần.

Việc nắm rõ quy định và lưu ý khi sử dụng bản sao chứng thực sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và tránh những phiền toái không đáng có trong quá trình làm việc hành chính hoặc giao dịch pháp lý.