Công chứng bản dịch là gì? Quy trình dịch thuật công chứng từ tiếng Việt sang ngoại ngữ

Trong thời đại hội nhập quốc tế, nhu cầu sử dụng bản dịch công chứng ngày càng phổ biến trong các lĩnh vực như du học, xuất khẩu lao động, định cư, hợp tác kinh doanh hay giao dịch pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ công chứng bản dịch là gì và quy trình thực hiện dịch thuật công chứng như thế nào để đảm bảo tính pháp lý.

Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm, quy trình, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện dịch thuật công chứng từ tiếng Việt sang ngoại ngữ.

1. Công chứng bản dịch là gì?

Công chứng bản dịch là việc công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch trên bản dịch từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác (ví dụ: từ tiếng Việt sang tiếng Anh, Nhật, Hàn, Pháp…). Điều này khẳng định rằng:

– Người dịch là người có trình độ, năng lực dịch thuật phù hợp;

– Nội dung bản dịch đúng với bản gốc về mặt ngữ nghĩa và thông tin.

Khác với bản dịch thông thường, bản dịch công chứng có giá trị pháp lý và được các cơ quan nhà nước, đại sứ quán, tổ chức nước ngoài công nhận khi nộp hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục hành chính.

Ví dụ: Khi bạn muốn du học, hồ sơ xin visa yêu cầu bản dịch công chứng học bạ, bằng tốt nghiệp, chứng minh tài chính,… để cơ quan nước ngoài xác minh thông tin chính xác.

2. Các loại tài liệu thường cần dịch thuật công chứng

Tùy mục đích sử dụng, các loại tài liệu cần công chứng bản dịch rất đa dạng, có thể kể đến:

– Giấy tờ cá nhân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Giấy đăng ký kết hôn.

– Giấy tờ học tập: Học bạ, Bằng tốt nghiệp, Bảng điểm, Chứng chỉ ngoại ngữ.

– Giấy tờ tài chính: Sao kê ngân hàng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Hợp đồng lao động, Giấy phép kinh doanh.

– Tài liệu pháp lý và thương mại: Hợp đồng hợp tác, hồ sơ doanh nghiệp, giấy tờ xuất nhập khẩu, hồ sơ đầu tư nước ngoài.

Mỗi loại tài liệu có yêu cầu khác nhau về ngôn ngữ, hình thức trình bày và cơ quan có thẩm quyền công chứng.

3. Quy trình dịch thuật công chứng từ tiếng Việt sang ngoại ngữ

Để có một bản dịch công chứng hợp lệ, bạn cần thực hiện theo 4 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gốc cần dịch

Trước tiên, bạn cần chuẩn bị bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của các tài liệu muốn dịch. Cơ quan công chứng sẽ kiểm tra để đảm bảo tính hợp lệ của giấy tờ. Nếu bản gốc bị hư hỏng, tẩy xóa hoặc không rõ ràng, họ có quyền từ chối chứng thực.

Bước 2: Dịch tài liệu sang ngôn ngữ yêu cầu

Người dịch phải là cộng tác viên dịch thuật được Sở Tư pháp cấp phép, có năng lực ngoại ngữ phù hợp. Họ sẽ dịch chính xác nội dung từ tiếng Việt sang ngôn ngữ cần sử dụng (ví dụ: Anh, Pháp, Nhật, Hàn…).
Bản dịch phải đảm bảo:

– Nội dung trung thực, không thêm bớt;

– Giữ nguyên cấu trúc, tên riêng, số liệu;

– Trình bày đúng định dạng hành chính.

Bước 3: Công chứng bản dịch

Sau khi hoàn tất bản dịch, người dịch sẽ ký tên vào bản dịch và nộp cùng bản gốc tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
Công chứng viên sẽ:

– Kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ;

– Xác nhận người dịch đã ký tên trước mặt mình;

– Đóng dấu công chứng, ghi rõ số hiệu, ngày tháng và tên người dịch.

Bước 4: Nhận kết quả bản dịch công chứng

Thông thường, thời gian trả kết quả từ 1 – 3 ngày làm việc, tùy số lượng và độ phức tạp của tài liệu.
Bản dịch công chứng sẽ được đóng dấu giáp lai giữa các trang, có chữ ký của công chứng viên và người dịch, đảm bảo giá trị pháp lý để sử dụng trong và ngoài nước.

4. Nơi thực hiện công chứng bản dịch

Hiện nay, bạn có thể thực hiện dịch thuật công chứng tại hai nơi:

– Phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân:
Thích hợp cho các loại giấy tờ cá nhân, hồ sơ du học, định cư, kết hôn với người nước ngoài…

– Phòng Tư pháp quận, huyện:
Thường thực hiện công chứng các bản dịch hành chính, giấy tờ nhà nước, hồ sơ pháp lý.

Lưu ý: Không phải mọi bản dịch đều có thể công chứng tại bất kỳ nơi nào. Một số giấy tờ đặc biệt (như hồ sơ du học hoặc tài liệu gửi đại sứ quán) yêu cầu công chứng tại cơ quan có thẩm quyền nhất định.

5. Thời hạn hiệu lực của bản dịch công chứng

Pháp luật không quy định thời hạn cụ thể cho bản dịch công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế, các cơ quan thường yêu cầu bản dịch công chứng không quá 6 tháng tính từ ngày chứng nhận để đảm bảo tính cập nhật.
Nếu tài liệu gốc thay đổi (ví dụ: đổi địa chỉ, đổi số CMND, đổi tên công ty), bản dịch công chứng cũ sẽ không còn giá trị sử dụng.

Công chứng bản dịch không chỉ là bước dịch ngôn ngữ, mà còn là quy trình xác nhận pháp lý quan trọng để đảm bảo tài liệu có giá trị sử dụng ở trong và ngoài nước. Việc nắm rõ công chứng bản dịch là gì và quy trình dịch thuật công chứng giúp bạn chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ du học, định cư, hoặc hợp tác quốc tế.

Hãy luôn lựa chọn đơn vị dịch thuật uy tín, có đội ngũ dịch viên được chứng nhận và tuân thủ đúng quy định pháp luật, để đảm bảo tài liệu của bạn được công nhận hợp lệ ở mọi cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước.