Khi nào cần công chứng bản dịch? Những trường hợp bắt buộc phải dịch thuật công chứng

Trong thời kỳ hội nhập quốc tế, việc sử dụng các loại giấy tờ bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý và được các cơ quan trong nước hoặc quốc tế chấp nhận, nhiều tài liệu cần phải dịch thuật công chứng.

Vậy khi nào cần công chứng bản dịch và những trường hợp nào bắt buộc phải dịch thuật công chứng? Hãy cùng Văn Phòng Công Chứng Đại Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Công chứng bản dịch là gì?

Công chứng bản dịch là việc công chứng viên xác nhận chữ ký của người dịch trên bản dịch từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác, đảm bảo rằng:

– Người dịch có năng lực và trình độ ngoại ngữ phù hợp;

– Nội dung bản dịch trung thực, chính xác so với bản gốc;

– Bản dịch có giá trị pháp lý để sử dụng trong các giao dịch, thủ tục hành chính, hoặc hồ sơ pháp lý.

Ví dụ: Khi bạn muốn nộp hồ sơ xin visa du học, bằng tốt nghiệp, học bạ hoặc sổ tiết kiệm đều phải được dịch ra tiếng Anh và công chứng để Đại sứ quán chấp nhận.

2. Khi nào cần công chứng bản dịch?

Không phải mọi tài liệu dịch đều cần công chứng. Tuy nhiên, trong các trường hợp có yếu tố pháp lý, hành chính, hoặc liên quan đến cơ quan nhà nước, việc công chứng bản dịch là bắt buộc để đảm bảo tính xác thực.

Dưới đây là những trường hợp thường cần công chứng bản dịch:

2.1. Khi sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài

Nếu bạn du học, định cư, làm việc hoặc kết hôn ở nước ngoài, các cơ quan tại quốc gia đó sẽ không chấp nhận tài liệu tiếng Việt. Vì vậy, bạn phải dịch sang ngôn ngữ họ yêu cầu (thường là tiếng Anh) và công chứng bản dịch để xác minh tính hợp pháp.
Ví dụ:

– Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, học bạ (nộp hồ sơ du học);

– Giấy khai sinh, hộ khẩu, CMND/CCCD (làm thủ tục định cư);

– Giấy đăng ký kết hôn, giấy độc thân (đăng ký kết hôn với người nước ngoài).

2.2. Khi sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam

Ngược lại, nếu bạn có tài liệu bằng tiếng nước ngoài (Anh, Pháp, Nhật, Hàn…) và muốn sử dụng tại Việt Nam, bạn cần dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
Ví dụ:

– Hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy kết hôn do nước ngoài cấp;

– Bằng cấp, chứng chỉ học tập, chứng chỉ nghề nghiệp;

– Hợp đồng lao động, hồ sơ đầu tư, giấy phép kinh doanh nước ngoài.

Việc này giúp cơ quan Việt Nam hiểu và công nhận giá trị của tài liệu theo quy định pháp luật.

2.3. Khi nộp hồ sơ hành chính hoặc pháp lý

Một số thủ tục hành chính trong nước cũng yêu cầu dịch thuật công chứng để đảm bảo tính thống nhất ngôn ngữ.
Ví dụ:

– Hồ sơ đăng ký đầu tư có tài liệu tiếng Anh;

– Hồ sơ du học, du lịch, xin visa;

– Hồ sơ khởi kiện, tố tụng, hoặc yêu cầu thi hành án có chứng cứ bằng tiếng nước ngoài.

2.4. Khi ký kết hợp đồng hoặc giao dịch quốc tế

Trong các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, hợp đồng thường được lập song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài). Để bản dịch được công nhận trong giao dịch hoặc khi nộp cho cơ quan quản lý, cần dịch thuật công chứng hợp đồng, điều lệ, báo cáo tài chính hoặc giấy tờ pháp lý liên quan.

3. Những trường hợp bắt buộc phải dịch thuật công chứng

Dưới đây là những loại tài liệu bắt buộc phải dịch thuật công chứng theo quy định hoặc yêu cầu thực tế của cơ quan nhà nước và đối tác nước ngoài:

Tất cả những loại tài liệu này cần dịch thuật công chứng để đảm bảo được các cơ quan trong và ngoài nước chấp nhận hợp lệ.

4. Quy trình thực hiện dịch thuật công chứng

Để có bản dịch công chứng hợp lệ, bạn cần tuân theo quy trình gồm 4 bước:

Bước 1: Chuẩn bị bản gốc hợp pháp của tài liệu cần dịch.
Bước 2: Dịch tài liệu sang ngôn ngữ cần thiết (Việt → ngoại ngữ hoặc ngược lại). Người dịch phải là cộng tác viên được Sở Tư pháp cấp phép.
Bước 3: Đến văn phòng công chứng hoặc phòng tư pháp quận/huyện để công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra, xác nhận người dịch và đóng dấu chứng nhận.
Bước 4: Nhận kết quả bản dịch công chứng, được đóng dấu giáp lai và có chữ ký hợp pháp.

Thời gian thực hiện thông thường từ 1 đến 3 ngày làm việc, tùy số lượng giấy tờ.

5. Những lưu ý khi dịch thuật công chứng

– Không sử dụng bản sao hoặc bản photo mờ, không rõ thông tin khi đi công chứng;

– Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân trong bản dịch để tránh sai sót (họ tên, ngày sinh, số giấy tờ);

– Lựa chọn đơn vị dịch thuật uy tín, có đội ngũ dịch viên được công nhận bởi Sở Tư pháp;

– Một số giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch công chứng (đối với tài liệu nước ngoài);

– Hỏi rõ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ để chọn đúng loại công chứng (tư nhân, phòng tư pháp, hoặc đại sứ quán).

Việc hiểu rõ khi nào cần công chứng bản dịch và những trường hợp bắt buộc phải dịch thuật công chứng là vô cùng quan trọng, giúp bạn tránh được những rủi ro trong quá trình nộp hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục pháp lý.

Công chứng bản dịch không chỉ là bước xác nhận tính chính xác của bản dịch mà còn là chứng cứ pháp lý bảo đảm giá trị của tài liệu trong các giao dịch, học tập, làm việc hay định cư quốc tế.