Những rủi ro pháp lý khi không công chứng hợp đồng kinh tế và cách phòng tránh

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, hợp đồng kinh tế là “lá chắn pháp lý” giúp các bên ghi nhận quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm trong giao dịch thương mại. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và cá nhân thường bỏ qua khâu công chứng hợp đồng, cho rằng đây là thủ tục rườm rà, không cần thiết.

Thực tế, việc không công chứng có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng — đặc biệt khi phát sinh tranh chấp. Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ phân tích chi tiết các rủi ro và hướng dẫn cách phòng tránh hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của việc công chứng hợp đồng kinh tế

Công chứng là quá trình cơ quan công chứng xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch dân sự. Khi hợp đồng được công chứng, nội dung, chữ ký, năng lực hành vi dân sự và ý chí của các bên được đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Trong kinh doanh, công chứng hợp đồng giúp:

– Tăng giá trị pháp lý: Hợp đồng được xác nhận chính thức, có hiệu lực thi hành cao.

– Phòng ngừa tranh chấp: Các điều khoản được công chứng viên kiểm tra kỹ lưỡng, hạn chế sai sót.

– Tạo niềm tin đối tác: Doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch khi giao kết hợp đồng.

Mặc dù pháp luật chỉ bắt buộc công chứng đối với một số loại hợp đồng nhất định (như mua bán bất động sản, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất…), nhưng việc tự nguyện công chứng vẫn là lựa chọn khôn ngoan để bảo vệ lợi ích lâu dài.

2. Những rủi ro pháp lý khi không công chứng hợp đồng kinh tế

2.1. Hợp đồng có nguy cơ vô hiệu về mặt pháp lý

Một trong những rủi ro nghiêm trọng nhất là hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu nếu thuộc loại bắt buộc công chứng mà các bên không thực hiện.
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, một hợp đồng chỉ có hiệu lực khi đáp ứng đủ điều kiện về hình thức, bao gồm công chứng hoặc chứng thực nếu pháp luật yêu cầu.

2.2. Khó chứng minh khi xảy ra tranh chấp

Hợp đồng không công chứng vẫn có thể có hiệu lực nếu đáp ứng đủ điều kiện nội dung, nhưng rất khó chứng minh giá trị pháp lý khi có tranh chấp.
Trong nhiều trường hợp, các bên phủ nhận việc ký kết, thay đổi điều khoản hoặc cho rằng bị ép buộc, hợp đồng không được công chứng sẽ thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng để chứng minh tại tòa.

Công chứng viên đóng vai trò như “người làm chứng pháp lý”. Khi hợp đồng đã được công chứng, tòa án có thể dựa vào văn bản này như chứng cứ mạnh mẽ để bảo vệ bên tuân thủ đúng thỏa thuận.

2.3. Nguy cơ giả mạo chữ ký, thay đổi nội dung

Hợp đồng kinh tế thường được in, ký và lưu giữ ở nhiều nơi. Nếu không công chứng, việc giả mạo chữ ký, chỉnh sửa nội dung là điều hoàn toàn có thể xảy ra.
Nhiều vụ việc thực tế cho thấy doanh nghiệp bị đối tác thay đổi điều khoản về thanh toán, thời hạn, quyền lợi mà không hề hay biết. Khi phát hiện ra, việc chứng minh bản hợp đồng “thật” lại vô cùng khó khăn vì không có xác nhận của cơ quan công chứng.

2.4. Gây thiệt hại tài chính và mất uy tín doanh nghiệp

Một hợp đồng vô hiệu hoặc không đủ cơ sở pháp lý có thể khiến doanh nghiệp mất toàn bộ quyền lợi trong giao dịch, thậm chí mất tiền, mất tài sản mà không thể đòi lại.
Ngoài ra, tranh chấp kéo dài, kiện tụng tốn kém, bị cơ quan quản lý đánh giá là giao dịch không minh bạch — tất cả đều ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và uy tín doanh nghiệp trên thị trường.

2.5. Không được cơ quan, tổ chức khác công nhận

Một số tổ chức, đặc biệt là ngân hàng, cơ quan nhà nước, đối tác quốc tế, chỉ chấp nhận hợp đồng kinh tế có công chứng hoặc chứng thực khi thực hiện các thủ tục như vay vốn, đăng ký đầu tư, chứng minh năng lực tài chính…
Nếu hợp đồng không được công chứng, doanh nghiệp có thể mất cơ hội hợp tác, vay vốn hoặc triển khai dự án, ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.

3. Cách phòng tránh rủi ro khi không công chứng hợp đồng

3.1. Xác định loại hợp đồng có bắt buộc công chứng hay không

Trước khi ký kết, cần xác định rõ loại hợp đồng thuộc nhóm bắt buộc công chứng theo quy định pháp luật, chẳng hạn:

– Hợp đồng chuyển nhượng, thế chấp, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc nhà ở.

– Hợp đồng góp vốn bằng tài sản có đăng ký quyền sở hữu.

– Hợp đồng mua bán bất động sản giữa cá nhân, doanh nghiệp không kinh doanh lĩnh vực này.

Nếu hợp đồng thuộc các trường hợp trên mà không công chứng, hãy thực hiện ngay tại văn phòng công chứng hoặc ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền.

3.2. Tự nguyện công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý

Ngay cả khi không bắt buộc, các bên vẫn nên chủ động công chứng hợp đồng nhằm tăng tính pháp lý và minh bạch.
Công chứng viên sẽ giúp:

– Kiểm tra tính hợp pháp của nội dung hợp đồng.

– Đảm bảo chữ ký đúng thẩm quyền, tránh giả mạo.

– Lưu trữ bản sao hợp đồng, hỗ trợ khi cần đối chiếu, xác minh.

Chi phí công chứng thường không cao so với giá trị hợp đồng, nhưng mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi dài hạn.

3.3. Ghi nhận đầy đủ chứng từ và lưu trữ hồ sơ

Trong trường hợp không công chứng, doanh nghiệp cần:

– Lưu giữ toàn bộ email, biên bản họp, chứng từ giao nhận hàng hóa, thanh toán làm căn cứ chứng minh giao dịch.

– Ký hợp đồng bằng chữ ký số hợp lệ nếu giao kết điện tử, để đảm bảo tính xác thực theo quy định Luật Giao dịch điện tử 2023.

– Ghi rõ thời gian, địa điểm, điều khoản chi tiết trong hợp đồng để tránh hiểu sai hoặc tranh cãi.

3.4. Thường xuyên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý

Doanh nghiệp nên có bộ phận pháp chế nội bộ hoặc hợp tác với văn phòng luật sư, công chứng uy tín. Họ sẽ hỗ trợ soạn thảo, rà soát và đánh giá rủi ro hợp đồng trước khi ký kết, giúp hạn chế tối đa các sai phạm về hình thức và nội dung.

Việc không công chứng hợp đồng kinh tế có thể tiết kiệm một chút thời gian và chi phí ban đầu, nhưng tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn: hợp đồng vô hiệu, mất tài sản, tranh chấp kéo dài và thiệt hại uy tín.
Để phòng tránh, doanh nghiệp và cá nhân cần hiểu rõ quy định pháp luật, xác định đúng trường hợp bắt buộc công chứng, đồng thời chủ động thực hiện công chứng tự nguyện cho các hợp đồng quan trọng.