Chứng thực chữ ký cần mang theo những giấy tờ gì?

Chứng thực chữ ký là một trong những thủ tục hành chính phổ biến, được người dân thực hiện thường xuyên trong các hồ sơ ủy quyền, cam kết, xác nhận hoặc thủ tục hành chính khác. Tuy nhiên, không ít trường hợp người dân đi chứng thực chữ ký nhưng thiếu giấy tờ, dẫn đến việc phải quay lại nhiều lần, mất thời gian và công sức.

Vậy chứng thực chữ ký cần mang theo những giấy tờ gì theo quy định pháp luật hiện hành? Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ lần đầu.

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong văn bản là của đúng người yêu cầu chứng thực, được ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực. Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với xác nhận nội dung văn bản, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thủ tục này được quy định chủ yếu tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn liên quan.

2. Chứng thực chữ ký cần mang theo những giấy tờ gì?

Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

2.1. Giấy tờ tùy thân hợp lệ

Giấy tờ tùy thân là bắt buộc khi chứng thực chữ ký. Người yêu cầu cần mang theo bản chính một trong các giấy tờ sau:

– Căn cước công dân (CCCD)

– Chứng minh nhân dân (CMND) còn giá trị sử dụng

– Hộ chiếu còn thời hạn

Giấy tờ tùy thân phải rõ ràng, không bị tẩy xóa, rách nát và thông tin nhận dạng còn đầy đủ để đối chiếu.

2.2. Văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký

Người yêu cầu phải chuẩn bị văn bản, giấy tờ có chữ ký cần chứng thực, ví dụ:

– Giấy ủy quyền

– Giấy cam kết

– Đơn đề nghị, đơn xác nhận

– Tờ khai, đơn xin

– Văn bản thỏa thuận dân sự

Lưu ý quan trọng: không được ký trước. Người yêu cầu phải ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực thì chữ ký mới có giá trị pháp lý.

2.3. Bản sao giấy tờ kèm theo (nếu có)

Trong một số trường hợp, cơ quan chứng thực có thể yêu cầu kèm theo:

– Bản sao giấy tờ liên quan đến nội dung văn bản

– Bản sao giấy tờ tùy thân để lưu hồ sơ

Mặc dù pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, việc chuẩn bị sẵn bản sao sẽ giúp thủ tục diễn ra nhanh chóng hơn.

2.4. Phiếu yêu cầu chứng thực (nếu địa phương có mẫu)

Một số địa phương hoặc đơn vị tiếp nhận có thể yêu cầu người dân điền phiếu yêu cầu chứng thực chữ ký theo mẫu. Nội dung chủ yếu bao gồm thông tin cá nhân và loại giấy tờ cần chứng thực.

3. Trường hợp chứng thực chữ ký cho nhiều người thì cần giấy tờ gì?

Nếu văn bản có nhiều người cùng ký, mỗi người cần chuẩn bị:

– Giấy tờ tùy thân bản chính của mình

– Ký trực tiếp trước mặt người chứng thực

Không được ủy quyền cho người khác ký thay khi chứng thực chữ ký, trừ trường hợp pháp luật cho phép và có quy định riêng.

4. Chứng thực chữ ký của người không biết chữ hoặc không ký được

Trong trường hợp người yêu cầu không biết chữ hoặc không thể ký tên, việc chứng thực chữ ký được thực hiện thông qua điểm chỉ (lăn tay). Khi đó cần:

– Giấy tờ tùy thân hợp lệ

– Có người làm chứng theo quy định

– Thực hiện điểm chỉ trước mặt người chứng thực

Cơ quan chứng thực sẽ ghi rõ việc điểm chỉ và người làm chứng trong lời chứng.

5. Chứng thực chữ ký của người dịch cần mang theo giấy tờ gì?

Đối với chứng thực chữ ký người dịch, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

– Bản dịch hoàn chỉnh

– Giấy tờ tùy thân của người dịch

– Giấy tờ chứng minh năng lực dịch thuật (nếu được yêu cầu)

Người dịch phải ký trực tiếp trước mặt người chứng thực và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

6. Trường hợp nào không được chứng thực chữ ký dù đã mang đủ giấy tờ?

Ngay cả khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, cơ quan có thẩm quyền vẫn có quyền từ chối chứng thực chữ ký nếu:

– Nội dung văn bản vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội

– Văn bản có nội dung chuyển quyền tài sản mà pháp luật yêu cầu công chứng

– Người yêu cầu không minh mẫn, không làm chủ hành vi

– Văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa, không rõ ràng

Vì vậy, ngoài việc chuẩn bị giấy tờ, người dân cũng cần lưu ý đến nội dung và hình thức văn bản.

Việc nắm rõ chứng thực chữ ký cần mang theo những giấy tờ gì sẽ giúp người dân chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh mất thời gian đi lại nhiều lần. Về cơ bản, bạn chỉ cần giấy tờ tùy thân hợp lệ và văn bản cần chứng thực chữ ký, nhưng tùy từng trường hợp cụ thể có thể cần bổ sung thêm giấy tờ liên quan.