Chứng thực chữ ký trong giấy tờ viết tay có hợp pháp không?

Trong đời sống hằng ngày, nhiều giao dịch dân sự được lập dưới dạng giấy tờ viết tay như giấy ủy quyền, giấy cam kết, giấy vay tiền, giấy thỏa thuận giữa các bên. Khi mang những giấy tờ này đi chứng thực chữ ký, không ít người băn khoăn: chứng thực chữ ký trong giấy tờ viết tay có hợp pháp không? Liệu văn bản viết tay có được cơ quan nhà nước chấp nhận hay không? Bài viết dưới đây, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ phân tích rõ vấn đề này theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Giấy tờ viết tay là gì?

Giấy tờ viết tay là những văn bản được lập bằng tay hoặc đánh máy, không theo mẫu in sẵn, do cá nhân tự soạn thảo để ghi nhận ý chí, thỏa thuận hoặc cam kết. Các loại giấy tờ viết tay thường gặp gồm:

– Giấy ủy quyền viết tay

– Giấy cam kết, giấy xác nhận

– Giấy vay tiền, giấy mượn tài sản

– Giấy thỏa thuận dân sự giữa các cá nhân

Vấn đề đặt ra là hình thức viết tay có ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc chứng thực chữ ký hay không.

2. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong văn bản là của đúng người yêu cầu chứng thực, được ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực. Việc chứng thực chữ ký không xác nhận nội dung văn bản, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Nội dung này được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.

3. Chứng thực chữ ký trong giấy tờ viết tay có hợp pháp không?

3.1. Pháp luật không cấm chứng thực chữ ký trong giấy tờ viết tay

Theo quy định hiện hành, pháp luật không có điều khoản nào cấm chứng thực chữ ký trong giấy tờ viết tay. Điều quan trọng không nằm ở hình thức văn bản (viết tay hay đánh máy), mà nằm ở:

– Người ký có năng lực hành vi dân sự

– Chữ ký được thực hiện trực tiếp trước mặt người chứng thực

– Nội dung văn bản không vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội

– Văn bản không thuộc trường hợp bắt buộc phải công chứng

Như vậy, giấy tờ viết tay hoàn toàn có thể được chứng thực chữ ký và có giá trị pháp lý, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên.

3.2. Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký, không xác nhận nội dung

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ viết tay, cơ quan chứng thực không xác nhận nội dung thỏa thuận là đúng hay hợp pháp, mà chỉ xác nhận chữ ký là của đúng người ký tại thời điểm chứng thực.

Do đó, giấy tờ viết tay dù đã được chứng thực chữ ký vẫn có thể bị tranh chấp nếu nội dung không rõ ràng hoặc trái pháp luật.

4. Những loại giấy tờ viết tay thường được chứng thực chữ ký

Trong thực tế, các cơ quan có thẩm quyền thường chứng thực chữ ký đối với các giấy tờ viết tay sau:

– Giấy ủy quyền không có thù lao, không liên quan đến chuyển quyền tài sản

– Giấy cam kết, giấy xác nhận trách nhiệm

– Đơn đề nghị, đơn xác nhận cá nhân

– Giấy thỏa thuận dân sự đơn giản

Các loại giấy tờ này nếu được viết tay rõ ràng, không tẩy xóa và không vi phạm pháp luật đều có thể chứng thực chữ ký hợp pháp.

5. Trường hợp nào giấy tờ viết tay không được chứng thực chữ ký?

Mặc dù giấy tờ viết tay có thể được chứng thực chữ ký, nhưng không phải mọi trường hợp đều được chấp nhận. Cơ quan chứng thực sẽ từ chối nếu:

– Nội dung văn bản liên quan đến mua bán, chuyển nhượng nhà đất

– Văn bản làm phát sinh, thay đổi quyền sở hữu tài sản phải đăng ký

– Nội dung vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội

– Văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa, không rõ ràng

– Người yêu cầu không ký trực tiếp trước mặt người chứng thực

Trong các trường hợp trên, pháp luật yêu cầu phải công chứng hợp đồng, giao dịch, không thể thay thế bằng chứng thực chữ ký.

6. Giá trị pháp lý của giấy tờ viết tay có chứng thực chữ ký

Giấy tờ viết tay được chứng thực chữ ký có giá trị:

– Xác nhận chữ ký đúng là của người đã ký

– Là căn cứ chứng minh ý chí của người ký tại thời điểm chứng thực

– Được nhiều cơ quan, tổ chức chấp nhận trong hồ sơ hành chính

Tuy nhiên, giá trị pháp lý của văn bản vẫn phụ thuộc rất lớn vào nội dung thỏa thuận và các chứng cứ khác nếu xảy ra tranh chấp.

7. Phân biệt chứng thực chữ ký và công chứng đối với giấy tờ viết tay

– Chứng thực chữ ký: xác nhận chữ ký, không xác nhận nội dung

– Công chứng: xác nhận chữ ký, năng lực hành vi và tính hợp pháp của nội dung

Với những giấy tờ viết tay có nội dung phức tạp, giá trị lớn hoặc liên quan đến tài sản, việc công chứng sẽ an toàn pháp lý hơn.

Chứng thực chữ ký trong giấy tờ viết tay là hợp pháp, nếu văn bản không thuộc trường hợp bắt buộc phải công chứng và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, người dân cần hiểu đúng bản chất của chứng thực chữ ký để tránh nhầm lẫn về giá trị pháp lý của văn bản.

Trước khi sử dụng giấy tờ viết tay cho các giao dịch quan trọng, bạn nên cân nhắc kỹ giữa việc chứng thực chữ ký và công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý lâu dài.