Khi nào cần công chứng văn bản thỏa thuận tài sản và phân chia di sản?

Trong các giao dịch dân sự, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến tài sản và thừa kế, việc lập và công chứng văn bản thỏa thuận tài sản, phân chia di sản là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý, tránh tranh chấp sau này. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào cần thực hiện công chứng, hồ sơ cần chuẩn bị ra sao, và quy trình thực hiện như thế nào.

Bài viết này, Văn Phòng Công Chứng Đại Việt sẽ giúp bạn nắm rõ những thông tin cần thiết trước khi tiến hành.

1. Hiểu đúng về văn bản thỏa thuận tài sản và văn bản phân chia di sản

1.1. Văn bản thỏa thuận tài sản là gì?

Văn bản thỏa thuận tài sản là tài liệu ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về việc xác lập, phân chia hoặc xác định quyền sở hữu đối với tài sản. Trường hợp phổ biến nhất là văn bản thỏa thuận tài sản vợ chồng, được lập để xác định tài sản riêng, tài sản chung hoặc tách riêng tài sản phục vụ kinh doanh, đầu tư.

Ngoài ra, văn bản thỏa thuận tài sản cũng có thể được lập giữa các đồng sở hữu, ví dụ như anh chị em cùng đứng tên quyền sử dụng đất, cổ phần, phương tiện, v.v.

1.2. Văn bản phân chia di sản là gì?

Văn bản phân chia di sản là văn bản được lập sau khi một người qua đời, nhằm xác định phần di sản mà từng người thừa kế được hưởng. Văn bản này chỉ có hiệu lực khi được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp, đảm bảo mọi người thừa kế đều đồng thuận, tránh tranh chấp trong tương lai.

2. Khi nào cần công chứng văn bản thỏa thuận tài sản và phân chia di sản?

Việc công chứng là bắt buộc hoặc nên thực hiện trong các trường hợp sau:

2.1. Khi xác lập thỏa thuận tài sản giữa vợ chồng

Theo Luật Hôn nhân và Gia đình 2014, vợ chồng có thể thỏa thuận về chế độ tài sản trước hoặc trong hôn nhân. Để có hiệu lực pháp lý, văn bản này phải được công chứng hoặc chứng thực.

2.2. Khi các đồng sở hữu muốn phân chia tài sản chung

Nếu tài sản có nhiều người đồng sở hữu (anh chị em, cha mẹ – con cái, đối tác, v.v.) và các bên muốn chia phần cụ thể, việc lập văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung là cần thiết.
Trường hợp tài sản là bất động sản, văn bản phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng theo Luật Công chứng 2014.

2.3. Khi chia di sản thừa kế sau khi người để lại di sản qua đời

Sau khi người có tài sản qua đời, nếu không có di chúc, những người thừa kế theo pháp luật phải thống nhất việc phân chia di sản bằng văn bản. Văn bản này cần được công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo:

– Xác định rõ phần di sản của từng người;

– Làm căn cứ đăng ký sang tên tài sản (như quyền sử dụng đất, nhà ở, xe, cổ phần, v.v.);

– Tránh tranh chấp, khiếu kiện về sau.

2.4. Khi thực hiện các thủ tục hành chính, chuyển nhượng hoặc thế chấp tài sản

Một số cơ quan Nhà nước, ngân hàng hoặc đơn vị hành chính yêu cầu người dân nộp bản công chứng của văn bản thỏa thuận tài sản hoặc phân chia di sản để đảm bảo tính xác thực, đặc biệt khi:

– Làm thủ tục sang tên sổ đỏ;

– Đăng ký biến động tài sản;

– Thực hiện thủ tục vay vốn hoặc thế chấp tại ngân hàng.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng

Để quá trình công chứng diễn ra thuận lợi, bạn nên chuẩn bị trước các giấy tờ cần thiết sau:

Đối với văn bản thỏa thuận tài sản:

– Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hạn của các bên;

– Giấy chứng nhận kết hôn hoặc xác nhận tình trạng hôn nhân;

– Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, sổ tiết kiệm, v.v.);

– Dự thảo văn bản thỏa thuận (nếu có).

Đối với văn bản phân chia di sản:

– Giấy chứng tử của người để lại di sản;

– Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế (sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn,…);

– Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản;

– Biên bản họp, thỏa thuận giữa những người thừa kế.

4. Quy trình công chứng văn bản thỏa thuận tài sản và phân chia di sản

1. Nộp hồ sơ: Người yêu cầu công chứng nộp đầy đủ giấy tờ cho tổ chức hành nghề công chứng.

2. Kiểm tra hồ sơ: Công chứng viên xem xét tính hợp pháp, xác minh quyền sở hữu và tư cách của người yêu cầu.

3. Soạn thảo hoặc kiểm tra nội dung: Nếu người yêu cầu chưa có văn bản, công chứng viên sẽ soạn dựa trên nội dung trình bày. Nếu đã có, họ sẽ rà soát, chỉnh sửa để phù hợp quy định.

4. Giải thích nội dung: Công chứng viên có trách nhiệm giải thích quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như hậu quả pháp lý nếu vi phạm.

5. Ký và chứng nhận: Các bên ký trực tiếp tại văn phòng công chứng, công chứng viên chứng nhận, đóng dấu và ghi sổ công chứng.

6. Trả kết quả: Người yêu cầu nhận lại bản chính văn bản đã công chứng và nộp lệ phí theo quy định.

Thời gian giải quyết thường từ 30 phút đến 1 ngày làm việc, tùy mức độ phức tạp của hồ sơ.

5. Lưu ý quan trọng khi công chứng

– Không nên ký trước khi đến công chứng: Công chứng viên chỉ chứng nhận chữ ký được thực hiện trước mặt họ.

– Tất cả người đồng sở hữu hoặc thừa kế phải có mặt: Nếu vắng mặt, phải có giấy ủy quyền hợp pháp.

– Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân và tài sản: Sai sót nhỏ cũng có thể khiến văn bản mất hiệu lực hoặc phải chỉnh sửa lại.

– Chọn văn phòng công chứng uy tín: Nên chọn nơi có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài sản, thừa kế để được hướng dẫn rõ ràng.

Xem thêm:

Công chứng văn bản thỏa thuận tài sản: Những điều cần biết trước khi thực hiện

Công chứng văn bản thỏa thuận tài sản: Lưu ý quan trọng tránh tranh chấp

Việc công chứng văn bản thỏa thuận tài sản và phân chia di sản không chỉ giúp đảm bảo giá trị pháp lý, mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên. Thực hiện công chứng đúng thời điểm – đặc biệt khi phân chia tài sản chung, hoặc di sản thừa kế – sẽ giúp tránh được tranh chấp, tiết kiệm thời gian và chi phí trong tương lai.